Mis errores en la organización de eventos (I)

Primer caso.

Suena desagradable, pero si lo has experimentado alguna vez, al ingerir un alimento en mal estado qué mal nos encontramos, ¡cuántos síntomas físicos sentimos!, pero qué bien se queda uno cuando consigue eliminarlo completamente de su cuerpo a través del vómito, en estos momentos vomitar y sentirse bien al momento hasta parece mágico. 

Para evitar estas situaciones conviene tener el conocimiento (mínimo) para saber cuándo un alimento está en buen estado o en mal estado y ser lo suficientemente responsables para no ingerirlos en caso de duda.

 

En esta línea pero situándonos ante el trabajo, también hay que tener conocimiento y responsabilidad a la hora de aceptar trabajos, ¿por qué? Porque si no te puede pasar lo que me ha pasado a mí. Es más, a mí me ha pasado MUCHAS, MUCHAS, MUCHAS VECES con lo cual me ha hecho falta mucho más que “vomitar”, que es lo que pretendo hacer escribiendo esta publicación por si, de algún modo, sirve de ayuda para alguien.

He de confesar que tengo heridas profundas que no han cicatrizado bien por mis errores, el principal de ellos siempre ha sido el no haberme hecho respetar lo suficiente.

El evento que más daño me ha hecho, ante el que mi cuerpo todavía reacciona con tensión al recordarlo fue ya hace años. En el año 2015, en medio de una gran vorágine de grandes cambios personales en mi vida, donde mi trayectoria profesional se estaba quedando en un segundo plano, algunos clientes seguían llamando y, como el trabajo me gusta, yo seguía trabajando a mi ritmo.  Un día recibo la llamada de un proveedor con el que siempre había tenido una buena relación profesional, mi sorpresa fue que me llamó como cliente. Me sentí muy bien, poder participar en un evento MUY grande, aportando mi pequeño granito de arena. Había que colocar a un determinado número de personas en un gran salón. A pesar de mi alegría me avisaba con muy poco tiempo para poder hacer lo que me pedía, no era una broma: el salón más grande del palacio de congresos de Santiago de Compostela lleno de gente, con muchísimos diputados del parlamento de Galicia, alcaldes de todas partes de Galicia, políticos de todo signo, directivos muy importantes y personas discapacitadas pues por y para ellos era el evento.  Así que le pedí unos minutos, llamé a una colega a la que respeto muchísimo profesionalmente y le dije lo que me habían ofrecido, le dije que yo no me veía con capacidad para hacer frente a ese reto sola en tan poco tiempo (dos días), ella me dijo que ayudaba, que iba a estar a mi lado. Llamé a mi proveedor convertido en cliente y acepté la oferta. Y, aquí empieza el lío: los listados tardan en llegar, las horas pasan y nosotras dos (comunicándonos por teléfono y por correos electrónicos) desesperadas porque no sabíamos aun a qué nos enfrentábamos. Llegan los listados tarde (muy, muy, muy tarde para nosotras) y nos asustamos. Tras el susto inicial comenzamos el trabajo. Nos tomamos un momento para que queja: “Siempre es lo mismo, la mayoría de la gente no se da cuenta de lo mucho que lleva sentar a la gente, que no se puede hacer a carreras, que hace falta tiempo”. Tras quejarnos y darnos ánimo nos repartimos el trabajo y pasándolo mal, sin disfrutar en absoluto del trabajo, procedo a la entrega. Tras la entrega, mi proveedor-cliente me llama y me invita a estar en el evento. ¡Qué alegría!, le respondo que sí, que me apetece mucho ver el trabajo. Llamo a mi colega para hacerla partícipe de la invitación, ella también se alegra, lo tiene difícil, ha de pedir el día en el trabajo para poder asistir, pues el evento es un día laboral de tarde, por lo tanto, lo interesante es estar allí ya de mañana, sobre todo teniendo la posibilidad de ver todo el montaje.

Es el día del evento, saludos, presentaciones, sonrisas, etc. y LA SORPRESA: HAY QUE COLOCAR TODO EL SALÓN. Nos miramos, le hacemos saber que eso no fue lo acordado, que no se pueden hacer las cosas así. Nos pide ayuda, aceptamos sin querer y sin saber muy bien por qué nos metemos en ese follón. Y, a partir de aquí todo es un DESASTRE, no sabemos nada del evento, no sabemos quién es quién, qué vinculación tiene cada persona o grupo en el evento, no tenemos recursos ni personales ni materiales para hacer frente al trabajo en condiciones dignas. Empezamos a mirar el reloj y pedimos a la persona de contacto del palacio de congresos que, POR FAVOR, nos preste unos bolígrafos y nos done unos folios, sin tijeras, sin tiempo empezamos a poner nombres (con papeles mal cortados a mano) en los respaldos de las butacas para poder entender el evento, para poder hacer algo del trabajo que se nos pidió.  Y, GENIAL, en ese momento llegan los clientes de verdad, los clientes de mi proveedor-cliente, que se llevan las manos a la cabeza, empiezan a rondarnos, empiezan a hablar entre ellos a nuestro lado, con miradas de desagrado, empiezan a hacerse llamadas telefónicas escandalizadas por lo que están viendo y empiezan a llegar los responsables que han sido llamados, hasta el jefe-jefe que no da crédito. Nosotras somos conscientes de lo que pasa a nuestro alrededor pero no tenemos respuestas…, ni tiempo para pararnos. Nuestro enfado y frustración aumentan por segundos. El jefe-jefe habla con mi proveedor-cliente y ¡BINGO! estamos vendidas, ha dado mi nombre y el nombre de Galicia Protocolo, lo escuchamos: DESDE ESE MOMENTO SOMOS LAS RESPONSABLES DEL EVENTO, todo lo que está pasando es por mi CULPA (ese sentimiento que te dicen que tienes que transformar en responsabilidad y que en ocasiones, como esta, para mí es imposible y solo siento una profunda y enorme CULPA RESPONSABLE). Yo ya he quedado mal delante de todo el mundo y encima me siento responsable (y culpable) del MALÍSIMO rato que está pasando mi colega ayudadora que lleva horas arrepintiéndose de su bondad.

Llega el momento, la tensión es tal que los organizadores del evento no pueden más, se dirigen a mí para pedirme explicaciones y mostrar su descontento, la poca profesionalidad que estamos demostrando y dejarnos claro que somos unas incompetentes. Suerte tengo que pienso rápido y llevo todo el día pensando rapidísimo y mi cerebro está de aliado, así que pienso que puedo “lavarme la cara y las manos” explicando la situación real, con lo cual empezaríamos en una acaloradísima “conversación” mi cliente, el cliente supremo y yo que no nos llevaría a ningún lado, solo a perder minutos que valían oro y a trabajar en peores condiciones ambientales y emocionales o escuchar, tratar de tranquilizar en la medida de lo posible pero sin entrar en conversación y, sobretodo, CALLAR Y TRABAJAR.

Pues seguimos, sí. Dando un gran salto en el desarrollo de los acontecimientos, en la misma línea (y, ayudadas por MI FAMILIA que tuvieron que hacer de todo),  LLEGA LA HORA DEL EVENTO, llegan los invitados. ¡Por cierto!, ya sabíamos que venía el presidente de la Xunta y antes de tener más problemas, ya desde media mañana nos ponemos en contacto con el equipo de protocolo, que siempre están a la altura. Les explicamos la situación en la que nos encontramos, se muestran comprensivos y colaborativos, como siempre. En ese momento nos los ojos se nos llenan de lágrimas, nos sentimos tan débiles, así que nuestro agradecimiento, desde el otro lado del teléfono, se convierte en unas inmensas ganas de llorar, pero no es el momento.

La odisea para sentar a la gente no termina, las azafatas tienen dificultades para sentar a la gente donde se les indica, los responsables de protocolo que acompañan a sus jefes y que son colegas de profesión son los únicos que nos muestran su comprensión, son los únicos que nos facilitan el trabajo, los únicos que nos dejan hacer e incluso nos muestran su apoyo y ánimo. La gente no para de llegar, autobuses, coches… SON MÁS DE LO QUE ESPERÁBAMOS, no es posible, no caben, no hay espacio, se tiene que quedar gente de pie.

Llega el presidente de la Xunta de Galicia, se apagan las luces, el evento comienza. Damos por finalizado nuestro “trabajo” y, en ese momento me doy cuenta de me hecho una herida profesional de las chungas que aun hoy me acompaña sin haber cicatrizado del todo).

Seguro que tú habrías hecho muchas cosas de otra forma, pero fue esta la forma que nosotras encontramos para poder salir adelante ese día.

Espero que te sirva de algo.

 

P.D. También tengo clientes satisfechos. 

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Comentarios: 2
  • #1

    Carmen Rios Fernández (miércoles, 29 enero 2020 11:44)

    Solo decirte que no sois responsables del desastre, no conozco nada del protocolo pero lo único que sé, es que organizar un evento requiere semanas de preparación y sobre todo tener todo claro antes de empezar y vosotras no teníais información sobre el mismo, y sin esas premisas no es posible hacer un buen trabajo. Muchas veces me he encontrado que se trabaja tarde mal y arrastro y de esta manera no es posible hacer un buen trabajo, hay que organizar, planificar, estructurar, organizar y hacer e incluso muchas veces reorganizar y recolocar para solventar incidencias y dificultades el que no lo entienda es un INEPTO, así de sencillo y esa es la realidad, habéis demostrado ser unas profesionales a pesar de todo, y quien no lo entienda repito un INEPTO, ya lo dice mi padre para hacer una casa hay que tener materiales para poder construirla con ilusión no se vive....... Mucho ánimo y repito eres una profesional como la copa de un pino, yo no hubiese aceptado y tu a pesar de todo diste lo mejor de ti......

  • #2

    Zita Romero (jueves, 30 enero 2020 20:04)

    Penso que agiram com muita coragem e profissionalismo. A culpa não foi vossa e a ocasião também não era a ideal para tratarem de culpabilidades. Espero que tenham melhor sorte e tomem cuidado com futuros clientes. Desejo sinceramente muitas felicidades.