El día del evento

Por definición y contracorriente, la organización de eventos es la gestión de los imprevistos que van surgiendo. La contratación de intérpretes de conferencia y su desempeño el día del evento no se escapan de esa gestión. Es aconsejable que la empresa organizadora del evento designe un profesional responsable de la interpretación.

 

En la víspera del evento el organizador/a debe cerciorarse que el equipo de intérpretes conoce la localización exacta del mismo (en un hotel, centro de congresos, la sala o auditorio, por ejemplo). Deberá, igualmente, coordinar la hora exacta de llegada de los mismos para:

1. Un eventual briefing con el cliente para dar instrucciones terminológicas, de confidencialidad u otras;
2. Realizar las pruebas de sonido necesarias, incluso las comunicaciones entre cabinas;
3. Asignar, junto con el equipo técnico, los canales a los diferentes idiomas, a fin de canalizar esa información al auditorio;
4. Dividir tareas dentro de la cabina: quien comienza, la duración de cada presentación (de cuántos en cuántos minutos, de ponente a ponente);

 

Puede ser una buena idea – si todavía no se ha hecho - solicitar al equipo de intérpretes que nombren un jefe/a de equipo para representarles y servirse del mismo como enlace en el equipo organizador.

 

El organizador del evento tendrá que prestar atención a los intérpretes en varios sentidos:

 

a)    Asegurarse que todas las comunicaciones entregadas para el día el evento (en ocasiones minutos antes de la intervención del ponente...) lleguen a las cabinas de interpretación en soporte papel o informático. Se debe tener siempre un pen disponible (por norma los intérpretes llevan un ordenador a la cabina).

b)   Asegurarse que no falta agua en la cabina de interpretación, pues allí se trabaja en un espacio exiguo y, generalmente, poco ventilado, por lo que los intérpretes necesitan hidratar frecuentemente las cuerdas vocales.

c)    En el caso de que el local del evento disponga de red Internet Wireless, se debe proporcionar el acceso de los intérpretes para que puedan realizar búsquedas desde sus ordenadores.

d)   Organizar las comidas del equipo de interpretación con tiempo: ¿intérpretes con los participantes del evento? ¿Dónde se sentarán?

e)    Controlar la calidad del trabajo de los intérpretes contratados: hacer audiciones aleatorias y evaluar la fluencia lingüística recibida, preguntar a los asistentes sobre la calidad de la traducción. Este control también dará la oportunidad de detectar algún fallo técnico, incorrecta selección de los canales o cualquier otro problema.

 

Finalmente, en el caso de que la empresa de audiovisuales no se haya responsabilizado de esta tarea, no hay que olvidarse de controlar la distribución y recogida de receptores de interpretación simultánea. Su extravío implica, casi siempre, el pago de una indemnización, pues son aparatos caros.

 

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VERSIÓN EN PROTUGUÉS

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No dia do evento…

 

         Por definição e a montante, a Organização de Eventos é a gestão dos imponderáveis que vão surgindo. A contratação de Intérpretes de Conferência e o seu desempenho no dia do evento não escapam a essa gestão. É aconselhável que a empresa organizadora do evento designe um profissional responsável pela Interpretação.

 

         Na véspera do evento, o/a Organizador/a deve certificar-se que a equipa de Intérpretes conhece a localização exata do mesmo (num hotel ou centro de congressos, qual a sala ou o auditório, por exemplo). Deverá igualmente combinar a hora exata de chegada do/as mesmo/as para:

 

1. Um eventual briefing com o cliente para instruções terminológicas, de confidencialidade ou outras;
2. Realizar os testes de som necessários, inclusive relés (ligação entre cabinas);
3. Atribuir, juntamente com a equipa técnica, os canais às línguas, a fim de veicular essa informação ao auditório;
4. Dividir tarefas dentro da cabina: quem começa, a duração de cada prestação (de quantos em quantos minutos, de orador/a a orador/a?).

 

Pode ser uma boa ideia – se já não foi feito – solicitar à equipa de Intérpretes que nomeie um Chefe de Equipa para os representar e servir de ela de ligação à equipa organizadora.

 

         O/A organizador/a de eventos terá de estar atento aos Intérpretes, em vários sentidos:

 

a)    Zelar para que eventuais comunicações fornecidas no dia do evento (por vezes, minutos antes da intervenção do/a orador…) cheguem às cabinas de Interpretação em suporte papel ou em suporte informático. Tenha sempre uma pen disponível (por norma, os Intérpretes levam computador para a cabina).

b)   Assegurar-se que não falta água na cabina de Interpretação. Trabalhando num espaço exíguo e geralmente pouco ventilado, o/as Intérpretes necessitam de hidratar frequentemente as cordas vocais.

c)    Caso o local do evento disponha de rede de Internet Wireless, providencie o acesso aos Intérpretes para eventuais pesquisas a partir dos seus PC.

d)   Organize as refeições da equipa de Interpretação atempadamente: o/as Intérpretes almoçarão com os participantes no evento? Onde se sentarão?

e)    Controle a qualidade do trabalho do/as Intérpretes que contratou: faça audições aleatórias e avalie a fluência linguística recebida, questione alguns participantes sobre a qualidade da tradução. Esse controlo também lhe dará a oportunidade de detetar alguma falha técnica, incorreta seleção de canais ou outro problema.

 

Finalmente, caso a empresa de audiovisuais não se tenha responsabilizado por essa tarefa, não se esqueça de controlar a distribuição e recolha de recetores de Interpretação Simultânea. O seu extravio implica quase sempre o pagamento de uma indemnização, pois são aparelhos dispendiosos.