¿Sabemos gestionar bien el público en la organización de un evento?

Antes de empezar, y a modo de introducción de este tema, me gustaría hacer un sondeo general- virtual, claro- y preguntar a muchos de mis compañeros y colegas cómo gestionan sus públicos de interés cuando organizan un evento. Temo la respuesta, por predecible.

 

Os voy a contar cómo empieza mi reflexión de hoy.

 

Hace unos días llamé a una compañera de estudios para felicitarle estas Navidades y como siempre, terminamos hablando de trabajo. Esta chica lleva muchos años dedicándose a organizar eventos dentro del organismo al que pertenece y lo hace con suma eficacia y muchísima responsabilidad. Valorada por sus jefes y compañeros es de esas personas que suman y añaden valor a la entidad donde presta sus servicios. Admiro profundamente la perfección en su ejecución y su compromiso con el trabajo. Es un gran ejemplo para todos.

 

Durante el transcurso de la conversación, surgió el tema de la gestión de sus distintos públicos. Me decía al respecto: “Sandra, yo no tengo tiempo para eso”, “aún no termino un evento cuando ya estoy preparando el siguiente”, “mis públicos se van contentos y satisfechos”. Doy fe de que es así.

 

Pero, ¿es suficiente?.

 

Cuando organizamos un nuevo evento, ya en el momento de gestión de taquilla, debemos tener claro la motivación de nuestra convocatoria con ellos y el interés que los mueve a asistir. Durante los previos y el desarrollo del acto, jamás debemos olvidar todos estos objetivos bilaterales.

 

Es más que una estrategia de gestión en la organización de un evento. Es un nuevo paradigma para muchos organismos- y sus correspondientes responsables- que se limitan a invitar o a asistir únicamente por salir en la foto en los medios al día siguiente o por cualquier otro motivo baladí. Frente a esto, en la actualidad son muchos los organismos que lo dominan con eficacia y maestría. Es el camino a la diferenciación, la buena gestión y el trabajo pensado y ejecutado bajo las coordinadas de calidad y excelencia.

 

Otro de los grandes lastres que empañan la buena gestión de los públicos en un evento, es lo politizados que están los intereses de los organismos participantes, indistintamente cuando actúan como emisores; organizadores de un acto, o como receptores; invitados.

 

Los profesionales debemos trabajar para neutralizar este efecto, cada paso hacia adelante en cada  evento o nueva acción de comunicación, es el camino hacia el rigor y la eficacia en aras a la consecución de los mejores resultados.

 

Claro que hablamos de un medio y largo plazo. Como toda estrategia no se aprecian resultados a la hora siguiente. Es por esto que algunos responsables lo ven como algo inútil y vano. La inmediatez que demandan en sus exigencias -en ocasiones motivadas por la corta duración de sus contratos, mandatos, etc...- obligan a reorganizar sus objetivos -muchas veces más individuales que organizacionales- bajo un nuevo orden de prioridades.

 

En fin, como diría el recientemente desaparecido cantante gallego Germán Copinni,: “ son malos tiempos para la lírica...”.

 

Pero, ¿qué entendemos por grupos de interés o stakeholders?.

 

Son aquellos públicos que entran en contacto con nuestra organización, tienen capacidad de influir en ella o por el contrario, son influidos. Tanto en un sentido como en otro debemos saber quiénes son, los motivos que los llevan a interactuar con nuestro organismo y cuáles son los objetivos de unos y otros.

 

Etapas para elaborar un mapa de públicos y su posterior estrategia de gestión:

 

 

ñ  Identificar los objetivos del organismo o empresa. Misión, visión y valores.

 

ñ  Hacer un examen de reconocimiento de cuáles son nuestros grupos de influencia, nuestros públicos No desdeñar ninguno en esta primera fase.

 

ñ  Análisis y diagnóstico de cada grupo.

 

ñ  Relación que tenemos con ellos, intereses mutuos, objetivos comunes, diferencias, motivos, etc...

 

ñ  Identificarlos. El tipo de identificación será diferente para cada entidad pero podemos dividirlos por  grado de influencia, por dependencia, por tipo de impacto, por cercanía, etc...

 

ñ  Dividir en subgrupos.

 

ñ  Agruparlos y asignarles categorías según importancia para el organismo, v.gr. Tiene la misma importancia de impacto un patrono, un cliente, un inversor o un competidor directo.

 

ñ  Detectar áreas mejora. Una vez elaborado el mapa de públicos es muy fácil identificarlas.

 

ñ  Estrategia:

ñ  ¿Qué podemos hacer en cada evento para fortalecer las áreas de mejora?

ñ  ¿Cómo lo vamos a hacer?

ñ  ¿En cuánto tiempo?

ñ  ¿De qué medios materiales y personales disponemos?

ñ  ¿Quiénes lo van a hacer?

 

ñ  Planificación. Diseñar un Plan Estratégico de gestión de públicos definiendo objetivos, indicadores, tiempos, etc.. Este Plan Estratégico, normalmente se incluye dentro del Plan Director que el organismo habrá diseñado como herramienta de planificación y gestión a varios años vista. Será una línea de trabajo más.

 

ñ  Planning.

 

ñ  Proceso. Ejecución del plan

 

ñ  Evaluación posterior y control de resultados.

 

Esta hoja de ruta es una propuesta, una más. Es una herramienta de trabajo que cada profesional que organiza eventos debe tener en su mesa de trabajo, adaptar, mejorar y evaluar en cada evento.

 

 

Gracias por compartir mi reflexión de hoy.